Πελατες¶
Οι κωδικοί πελατών υπάρχουν σε δύο από τα βασικά αρχεία διαχείρισης μιας εταιρείας. Στο `Λογιστικό σχέδιο`_. και στο αρχείο πελατών αντίστοιχα. Στο αρχείο πελατών εισάγονται τα αναλυτικότερα στοιχεία τους (π.χ. ΑΦΜ, ΔΟΥ κ.ο.κ.) . Το αρχείο προμηθευτών και το αρχείο πελατών έχουν κοινό τρόπο διαχείρισης. Το ATLAS επιτρέπει δύο τρόπους διαχείρισης των κωδικών πελατών: 1. Με ίδια κωδικοποίηση τόσο στο λογιστικό σχέδιο όσο και στο αρχείο πελατών. Αυτό σημαίνει ότι ο ίδιος κωδικός πελάτη θα υπάρχει τόσο στο λογιστικό σχέδιο όσο και στο αντίστοιχο αρχείο πελάτη. 2. Με κανόνες “γέφυρα” μεταξύ του λογιστικού σχεδίου και του αρχείου πελατών. Σε αυτή την περίπτωση, σε έναν κωδικό πελάτη του λογιστικού σχεδίου μπορούν να αντικρύζονται περισσότεροι κωδικοί πελατών από το αντίστοιχο αρχείο (βλ. `Γέφυρες πελατών`_). Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται η διόγκωση του λογιστικού σχεδίου στην περίπτωση πολλών κωδικών πελατών Το αρχείο πελατών συμπληρώνεται οπωσδήποτε, αν θέλετε να έχετε ενημερωμένες τη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων (ΜΥΦ) και την εκτύπωση των τρεχόντων υπολοίπων τους. Μπορείτε να εισάγετε τους πελάτες σας πρώτα στο λογιστικό σχέδιο και μετά, τα αναλυτικότερα στοιχεία τους, στo επιμέρους αρχείo πελατών. Εισάγοντάς τους όμως εξαρχής στo επιμέρους αρχείo, το πρόγραμμα τους δημιουργεί αυτόματα και στο λογιστικό σχέδιο, απαλλάσσοντάς σας από μία κίνηση.
Εισαγωγή¶
Η εισαγωγή των πελατών μπορεί να γίνει με τυχαία σειρά. Η ταξινόμησή τους γίνεται αυτόματα. Από το πληκτρολόγιο πατήστε το πλήκτρο “Insert” ή το κουμπί “Νέα” από την γραμμή εργαλείων. Η εισαγωγή των στοιχείων γίνεται με τη συμπλήρωση των υπο-καρτελών:
Γενικά¶
Συμπληρώστε τα γενικά στοιχεία του πελάτη. Κωδικός Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τον τελευταιοβάθμιο κωδικό του πελάτη, όπως είναι στο λογιστικό σχέδιο. Οπως και στην εισαγωγή λογαριασμού στο Λογιστικό Σχέδιο, το πρόγραμμα μπορεί να σας προτείνει αυτόματα τον επόμενο “ελεύθερο” κωδικό, αν κατά την εισαγωγή του κωδικού, στην αρχή του βαθμού (δεύτερος, τρίτος), πληκτρολογήσετε το χαρακτήρα ?. Π.χ. αν έχετε την ομάδα 30-01, όπου ο τελευταίος συμπληρωμένος τριτοβάθμιος είναι ο 30-01-005 και κατά την εισαγωγή νέου κωδικού πληκτρολογήσετε 3001?, το πρόγραμμα θα προτείνει αυτόματα τον 30-01-006. Εξωτερικού Συμπληρώστε με τσεκ αν ο συγκεκριμένος πελάτης είναι εξωτερικού και δεν θέλετε να γίνει αυτόματος έλεγχος ΑΦΜ, σύμφωνα με τα ελληνικά δεδομένα. Περιγραφή Πληκτρολογήστε την περιγραφή. ΑΦΜ Πληκτρολογήστε το ΑΦΜ. Το πρόγραμμα δεν επιτρέπει καταχώρηση πελατών με ίδιο ΑΦΜ, εκτός αν ορίσετε στις “Ιδιότητες” στο αριστερό panel, “Ναι” στην “Επανάληψη ΑΦΜ”. Η συγκεντρωτική τιμολογίων (ΜΥΦ) δίνει δυνατότητα κατ’ επιλογήν ομαδοποίησης πελατών με ίδιο ΑΦΜ. Επάγγελμα Πληκτρολογήστε το επάγγελμα. ΔΟΥ Πληκτρολογήστε την Δ.Ο.Υ. Κάρτα αποδ. Αρμόδιος Πληκτρολογήστε το όνομα του αρμοδίου που έχετε επικοινωνία. e - mail Πληκτρολογήστε τo e-mail. Υπεργολάβος Αφορά τους προμηθευτές. Πόλη Πληκτρολογήστε την πόλη. Οδος Πληκτρολογήστε την οδό. Αριθμός / ΤΚ Πληκτρολογήστε τον αριθμό & τον ταχυδρομικό κωδικό. Τηλέφωνα / Φαξ ** Πληκτρολογήστε τα τηλέφωνα & το φαξ. **Είδος Επιλέξτε “Κανονικός”, “Δημόσιο”, “Ιδιώτης”, ή “Μη Υπόχρεος”, ανάλογα. Η κατηγοριοποίηση αυτή χρησιμεύει στην ορθή εξαγωγή της συγκεντρωτικής τιμολογίων (ΜΥΦ). Δεδομένα το πρόγραμμα προτείνει “Κανονικός” ΦΠΑ Μόνον αν έχετε εγκατεστημένο το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Επιλέξτε τον κωδικό ΦΠΑ για τον πελάτη, που θα προτείνεται αυτόματα από το πρόγραμμα κατά την καταχώρηση παραστατικών του στα “Τρέχοντα παραστατικά”. Αν όμως έχει ορισθεί κωδικός ΦΠΑ και στο είδος αποθήκης που κινείται στο παραστατικό (βλ. `Πίνακες – Είδη αποθήκης`_), τότε το πρόγραμμα θα προτείνει αυτόν τον κωδικό ΦΠΑ και όχι εκείνον που ορίσατε στην καρτέλα πελάτη. Ζώνη / Σχέση Μόνον αν έχετε εγκατεστημένο το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Επιλέξτε τον κωδικό τιμοκαταλόγου για τον πελάτη και “Χονδρικής” ή “Λιανικής” ανάλογα.
Συμφωνίες¶
ΜΟΝΟ για το υποσύστημα ATLAS-ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ Pro και ΑΠΟΘΗΚΗ. Συμπληρώστε τα στοιχεία συμφωνίας τρόπου πληρωμής.
ΜΥΦ¶
Για τον έλεγχο και την προετοιμασία της συγκεντρωτικής κατάστασης τιμολογίων. Στο σημείο αυτό μπορούν να καταχωρηθούν χειροκίνητα πρόσθετα στοιχεία τιμολογίων (π.χ. για την περίπτωση έναρξης χρήσης του προγράμματος στα μέσα χρονιάς). Οι αλλαγές/προσθήκες που γίνονται σε αυτό το σημείο επηρεάζουν μόνο τη ΜΥΦ.
Παράδοση¶
Πληκτρολογήστε τα στοιχεία παράδοσης σε περίπτωση που είναι διαφορετικά από τα κύρια στοιχεία της καρτέλας.
Σχόλια¶
Πληκτρολογήστε ελεύθερο κείμενο με συμπληρωματικά στοιχεία για τον συγκεκριμένο πελάτη.
Ταξινόμηση¶
Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα των πελατών βάσει οποιασδήποτε στήλης του, πατώντας με το mouse στη γραμμή τίτλου της συγκεκριμένης στήλης. Δεύτερο πάτημα του mouse θα αντιστρέψει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα-φθίνουσα).
Αναζήτηση¶
Μεταφερθείτε στη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να αναζητήσετε (π.χ. βάσει κωδικού, ΑΦΜ ή περιγραφής)
- Πατήστε το πλήκτρο F3 ή πατήστε το κουμπί Αναζήτηση από την γραμμή εργαλείων
- Πληκτρολογήστε το ζητούμενο
Το πρόγραμμα θα μεταφερθεί στην πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί το ζητούμενο. Πατήστε “Εύρεση επόμενου” για να προχωρήσετε παρακάτω στη λίστα
Μεταφορά στο Excel¶
Πατήστε το κουμπί “Excel” από τη γραμμή εργαλείων για να μεταφέρετε τον πίνακα πελατών στο Excel.
Επεξεργασία¶
Η επεξεργασία των στοιχείων της καρτέλας γίνεται με το κουμπί “Επεξεργασία” του μενού ή το F2
Απεικόνιση καρτέλας¶
Με διπλό κλικ στην εγγραφή του πελάτη/προμηθευτή εμφανίζεται η απεικόνιση των γενικών στοιχείων καθώς επίσης και οι κινήσεις που τον αφορούν για τα λογιστικά, αποθήκη, πόρους και οι επαφές του. Από το κεντρικό μενού και την επιλογή Εργασίες μπορούμε να εισάγουμε νέα επαφή. Για την αποθήκευση γενικών στοιχείων πελάτη/προμηθευτή πρέπει να πατήσουμε την ανάλογη επιλογή από το κεντρικό μενού.
Διαγραφή¶
Δίνεται η δυνατότητα και μαζικής διαγραφής επιλεγμένων πελατών πατώντας το πλήκτρο “Delete” ή το κουμπί “Διαγραφή” από την γραμμή εργαλείων. Η επιλογή γίνεται πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήκτρο “Shift” για εγγραφές συνεχόμενες πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήκτρο “Ctrl” για εγγραφές μη συνεχόμενες Το πρόγραμμα δεν επιτρέπει διαγραφή προμηθευτή/πελάτη που έχει κίνηση.
Καρτέλα¶
Μπορείτε να δείτε την καρτέλα κίνησης ενός πελάτη είτε πατώντας F5 στο συγκεκριμένο κωδικό είτε επιλέγοντας “Καρτέλλα” από το `τοπικό μενού`_
Κατά έργο¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ενός πελάτη κατανεμημένη κατά έργο επιλέγοντας “Κατά έργο” από το τοπικό μενού (δεξί κλικ του mouse πάνω στον πελάτη)
Κατά κόστος¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ενός πελάτη κατανεμημένη κατά κέντρο κόστους και περίοδο επιλέγοντας “Κατά κόστος” από το τοπικό μενού.
Καρτέλα αποθήκης¶
Μπορείτε να δείτε άμεσα την καρτέλα κίνησης ειδών αποθήκης ενός πελάτη επιλέγοντας “Καρτέλλα αποθήκης” από το τοπικό μενού.
Κατά έργο¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ειδών αποθήκης ενός πελάτη κατανεμημένη κατά έργο επιλέγοντας τη δεύτερη επιλογή “Κατά έργο” από το τοπικό μενού.
Κατά κόστος¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ειδών αποθήκης ενός πελάτη κατανεμημένη κατά κέντρο κόστους και περίοδο επιλέγοντας τη δεύτερη επιλογή “Κατά κόστος” από το τοπικό μενού
Αξιόγραφα¶
Μπορείτε να δείτε τη λίστα των αξιογράφων ενός πελάτη επιλέγοντας “Αξιόγραφα” από το τοπικό μενού.
Αντιγραφή / Επικόλληση¶
Δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής / επικόλλησης (copy / paste) επιλεγμένων πελατών (π.χ. από εταιρεία σε εταιρεία) Η επιλογή γίνεται
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές συνεχόμενες.
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Ctrl και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές μη συνεχόμενες.
Η αντιγραφή (copy) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl και Insert ή Ctrl και C
Η επικόλληση (paste) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Shift και Insert ή Ctrl και V
Αν, κατά την επικόλληση, το πρόγραμμα διαπιστώσει ότι λείπουν κάποιοι κωδικοί από το λογιστικό σχέδιο, τους ανοίγει αυτόματα. ΠΡΟΣΟΧΗ! Κατά την επικόλληση δεν αντιγράφονται τα σχόλια.