Παραστατικα¶
Ο πίνακας των παραστατικών είναι ένα από τους βασικούς πίνακες διαχείρισης. Εδώ περιγράφονται τα είδη παραστατικών που χρησιμοποιείτε στα “Τρέχοντα παραστατικά” για να καταχωρήσετε τις κινήσεις σας. Τέτοια είδη είναι: τα τυπικά παραστατικά όπως π.χ. το Τιμολόγιο Πώλησης, το Τιμολόγιο Αγοράς κ.ο.κ., αλλά και καθαρά διαχειριστικά όπως π.χ. το Μεταφοράς πόρου. Κάθε είδος παραστατικού αποτελείται από έναν κωδικό και μια περιγραφή καθώς και από μια σειρά πρόσθετων χαρακτηρισμών που διευκολύνουν τους αυτοματισμούς του προγράμματος κατά την καταχώρησή του στα “Τρέχοντα παραστατικά”. Με την αρχική εγκατάσταση του ATLAS, η demo εταιρεία που παρέχει το πρόγραμμα, προσφέρει ένα έτοιμο αρχείο παραστατικών με τα είδη που χρησιμοποιούνται συνήθως. Αντιγράφοντάς το στη δική σας εταιρεία, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε σαν βάση για περαιτέρω ανάπτυξη.
Εισαγωγή¶
Η εισαγωγή των ειδών παραστατικών μπορεί να γίνει με τυχαία σειρά. Η ταξινόμησή τους γίνεται αυτόματα, βάσει κωδικού. Από το πληκτρολόγιο πατήστε το πλήκτρο “Insert” ή το κουμπί “Νέα” από την γραμμή εργαλείων και συμπληρώστε στην καρτέλα: Κωδικός Συμπληρώστε δύο ψηφία, αριθμοί ή γράμματα, ελληνικά ή λατινικά, μικρά ή κεφαλαία ή και οποιοσδήποτε συνδυασμός των παραπάνω. Επίσημος κωδικός Πληκτρολογήστε τον κωδικό της ταμειακής μηχανής αν το παραστατικό αφορά ταμειακή μηχανή. Συντομογραφία Συντομογραφία περιγραφής του παραστατικού. Περιγραφή Σύντομη περιγραφή. Ημερολόγιο Επιλέξτε τον κωδικό ημερολογίου που θα ενημερώνει το παραστατικό. Για παράδειγμα: “Ταμειακή απόδειξη” σε ημ/γιο Ταμείου κλπ. Workflow Εισάγετε το όνομα του workflow που θα διέπει όλες τις εγγραφές αυτού του παραστατικού (βλ. `Workflows`_)
Κινήσεις¶
Επιλέξτε ανάλογα: Αξιόγραφο Εισπρακτέο για κάθε μία καταχώρηση, δύο αυτόματες εγγραφές: πίστωσης π.χ. πελάτη και χρέωσης π.χ. λογ/μου αξιογράφων εισπρακτέων Αξιόγραφο Πληρωτέο για κάθε μία καταχώρηση, δύο αυτόματες εγγραφές: χρέωσης π.χ. προμηθευτή και πίστωσης π.χ. λογ/μου αξιογράφων πληρωτέων Απλές κινήσεις ξεχωριστές κινήσεις χρέωσης και πίστωσης. (Λογιστικό άρθρο) Απόδοση αυτόματες εγγραφές χρέωσης εξόδου, πίστωσης διαχειριστή και ενημερώνεται η καθαρή αξία στον προμηθευτή (για τη συγκεντρωτική τιμολογίων). Λειτουργεί είτε με κωδικούς διαχείρισης λογιστικής είτε με κωδικούς ειδών αποθήκης (εφόσον στον ορισμό του παραστατικού συμπληρωθεί με τσεκ στο πεδίο “Απθ”. Απόδοση προμηθευτή αυτόματες εγγραφές χρέωσης εξόδου, πίστωσης διαχειριστή & προμηθευτή. Λειτουργεί είτε με κωδικούς διαχείρισης λογιστικής είτε με κωδικούς ειδών αποθήκης (εφόσον στον ορισμό του παραστατικού συμπληρωθεί με τσεκ στο πεδίο “Απθ”. Δελτίο άμεσης ανάλωσης απλό για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Για άμεση ανάλωση σε έργο και κ.κόστους χωρίς ανάγκη καταχώρησης κωδικού πελάτη. Δελτίο άμεσης ανάλωσης πελάτη για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Για άμεση ανάλωση σε έργο και κ.κόστους με καταχώρηση κωδικού πελάτη. Δελτίο απλό εισ/εξ για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Απλές κινήσεις εισαγωγής/εξαγωγής στην/από αποθήκη. Αντίστοιχο με τα παραστατικά με απλές κινήσεις της Διαχείρισης. Για την αντιμετώπιση περιπτώσεων ανάλωσης και εγγραφών ελλειμάτων / πλεονασμάτων. Δελτίο αποστολής για το υποσύστημα ATLAS- ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του πελάτη, με ποσότητα και αξία. Δελτίο εισαγωγής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του προμηθευτή, με ποσότητα και αξία. Δελτίο μεταποίησης για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Χρησιμοποιείται μόνο για την εκτέλεση συνταγών μεταποίησης. Δελτίο μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης, του προμηθευτή και του μηχανήματος, με ποσότητα και αξία. Δυνατότητα αυτόματης μετατροπής σε Τιμολόγιο μηχανήματος. Δελτίο παραλαβής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. ίδιο με το Δελτίο Εισαγωγής (βλ. παραπάνω). Είσπραξη από πελάτη Μόνον σε περίπτωση χρήσης κωδικών πελατών στο αρχείο πελατών με γέφυρα στο λογιστικό σχέδιο. Αντί ταμειακής απόδειξης. Καταχώρηση κωδικού-γέφυρας πελάτη και κωδικού ταμείου ή άλλου λογαριασμού είσπραξης, αυτόματα εγγραφές πίστωσης πελάτη “γέφυρας” και πελάτη λογ.σχεδίου και χρέωσης λογαριασμού είσπραξης. Είσπραξη εισπρακτέου αυτόματα πίστωση π.χ. λογ/μου αξιογράφων εισπρακτέων και χρέωση π.χ. ταμείου, λογ/μού ταμιευτηρίου κ.λπ. Εξόφληση πληρωτέου αυτόματα χρέωση π.χ. λογ/μου αξιογράφων πληρωτέων και πίστωση π.χ. λογ/μου όψεως, ταμείου. Εξόφληση προμηθευτή Μόνον σε περίπτωση χρήσης κωδικών προμηθευτών στο αρχείο προμηθευτών με γέφυρα στο λογιστικό σχέδιο. Αντί ταμειακής απόδειξης. Καταχώρηση κωδικού-γέφυρας προμηθευτή και κωδικού ταμείου ή άλλου λογαριασμού εξόφλησης, αυτόματα εγγραφές χρέωσης προμηθευτή “γέφυρας” και προμηθευτή λογ. σχεδίου και πίστωσης λογαριασμού εξόφλησης. Επιστροφή εισαγωγής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του προμηθευτή, με ποσότητα και αξία. Επιστροφή εξαγωγής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του πελάτη, με ποσότητα και αξία. Κίνηση μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Χρέωση πολλών ειδών αποθήκης σε πολλά μηχανήματα. Χρησιμοποιείται συνήθως σε ημερήσια δελτία καυσίμων, λιπαντικών. Μεταβίβαση εισπρακτέου αυτόματη πίστωση λογ/μου αξιογράφων εισπρακτέων και επιλογή και χρέωση λογ/μού μεταβίβασης του εισπρακτέου αξιογράφου (π.χ. τράπεζα, προμηθευτής κ.ο.κ.) Μεταφορά είδους για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Παρακολούθηση εσωτερικής κίνησης ειδών αποθήκης από-σε έργο και κέντρο κόστους. Μεταφορά πόρου παρακολούθηση εσωτερικής κίνησης υλικών, μηχ/των κ.α. από-σε έργο και κέντρο κόστους, όταν δεν υπάρχει το υποσύστημα ATLAS- ΑΠΟΘΗΚΗ. Παραγγελία αποστολής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του πελάτη, με ποσότητα και αξία. Παραγγελία εισαγωγής για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Αυτόματα ενημέρωση του είδους αποθήκης και του προμηθευτή με ποσότητα και αξία Παραγγελία εισαγωγής μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Αυτόματα ενημέρωση του μηχανήματος, του είδους αποθήκης και του προμηθευτή με ποσότητα και αξία Παραγγελία ενδοδιακίνησης για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Για τις εσωτερικές παραγγελίες υλικών από-σε έργο και κέντρο κόστους. Παραγγελία εξαγωγής μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Αυτόματα ενημέρωση του μηχανήματος, του είδους αποθήκης και του πελάτη με ποσότητα και αξία Προγραμ.μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Συνδέει μια χρονική στιγμή ένα μηχάνημα με ένα είδος αποθήκης σε ένα έργο και ένα κέντρο κόστους. Χρησιμοποιείται συνήθως για χρονικό προγραμματισμό της απασχόλησης του μηχανήματος. Ταμειακή Καταχώρηση μόνο κινήσεων εισπράξεων ή πληρωμών (π.χ. πελάτης ή προμηθευτής). Αυτόματες χρεώσεις ή πιστώσεις ταμείου. Τιμολόγιο αγοράς για κάθε μία καταχώρηση, τρείς εγγραφές αυτόματα: χρέωση (π.χ. έξοδο κλπ.), ΦΠΑ και πίστωση (π.χ. προμηθευτής κλπ.) Τιμολόγιο άμεσης κατανάλωσης για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ. Για την μετατροπή του Δελτίου άμεσης ανάλωσης με προσθήκη αξιών και ΦΠΑ. Χρήσιμο για τις περιπτώσεις που επιθυμείται τα τιμολόγια αγοράς να θεωρούνται αναλώσεις στο έργο. Τιμολόγιο μηχανήματος για το υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Αγορά από έναν προμηθευτή πολλών ειδών αποθήκης τα οποία αναλώνονται άμεσα σε πολλά μηχανήματα. Χρησιμοποιείται συνήθως σε καταχώρηση επισκευών / συντηρήσεων σε εξωτερικό συνεργείο. Τιμολόγιο πώλησης για κάθε μία καταχώρηση, τρείς εγγραφές αυτόματα: χρέωση (π.χ. πελάτη κλπ.), ΦΠΑ και πίστωση (π.χ. έσοδο κλπ.) Υπόλοιπα πελατών καταχώρηση υπολοίπων εξ’ απογραφής πελατών “γέφυρας” Υπόλοιπα προμηθευτών καταχώρηση υπολοίπων εξ’ απογραφής προμηθευτών “γέφυρας” Μετρητοίς Συμπληρώστε με τσεκ για παραστατικά μετρητοίς (τιμολόγια κ.λ.π.), ώστε το πρόγραμμα να δημιουργεί την αυτόματη εγγραφή εξόφλησης μέσω ταμείου. Δεν απαιτείται για τα παραστατικά με κινήσεις “Ταμειακή” που κινούν αυτόματα το ταμείο. Φόρμα Ονομα του αρχείου που περιέχει τη φόρμα εκτύπωσης του συγκεκριμένου παραστατικού. Η ενεργοποίηση της εκτύπωσης γίνεται από τα “Τρέχοντα παραστατικά”. Ο σχεδιασμός του εντύπου μπορεί να γίνει από την ERGON IRIS. Νόμισμα Επιλέξτε τον κωδικό του νομίσματος στο οποίο θα γίνονται οι καταχωρήσεις γι’ αυτό το παραστατικό. Για τον ορισμό των νομισμάτων και των ισοτιμιών βλ. κεφ “`Διαχείριση Ξένων Νομισμάτων`_”. Λογ. αρθρο Επιλέξτε το λογιστικό άρθρο που θα ενεργοποιείται αυτόματα κατά την καταχώρηση του παραστατικού. Ο ορισμός των τυποποιημένων λογιστικών άρθρων γίνεται από τον πίνακα “`Λογιστικά άρθρα`_” που βρίσκεται κάτω από τον πίνακα παραστατικών. Η λειτουργία αυτή επιτρέπει στο χρήστη τη δημιουργία ειδών παραστατικών που, κατά τη καταχώρησή τους, προτείνουν συγκεκριμένους κωδικούς λογαριασμών, έργων, κ. Κόστους, ποσά χρέωσης/πίστωσης, είδος ΦΠΑ, σύμφωνα με το μοντέλο που περιγράφθηκε στο αντίστοιχο λογιστικό άρθρο. Αυτόματη Περιγραφή Συμπληρώστε την αυτόματη περιγραφή που θα προτείνει το πρόγραμμα κατά την εισαγωγή ενός τέτοιου είδους παραστατικού στα “Τρέχοντα Παραστατικά”. Στην αυτόματη περιγραφή μπορούν να εμφανιστούν στοιχεία του τρέχοντος παραστατικού, του ορισμού του είδους του παραστατικού, του πελάτη / προμηθευτή του τρέχοντος παραστατικού και του μηχανήματος του τρέχοντος παραστατικού. Για τον ορισμό του αυτοματισμού, επικοινωνήστε με την ERGON IRIS.
Λογιστήριο¶
ΜΥΦ Συμπληρώστε με τσεκ μόνον αν το παραστατικό ενημερώνει τη συγκεντρωτική/περιοδική τιμολογίων αγοράς ή πώλησης. Στην περιοδική ΜΥΦ μπορούν να προληφθούν τα παραστατικά με κινήσεις: Απλές κινήσεις Απόδοση, Απόδοση+προμ., Ταμειακή, Τιμολόγιο αγοράς, Τιμολόγιο άμεσης ανάλωσης, Τιμολόγιο μηχανήματος, Τιμολόγιο πώλησης. Δαπάνες/Λιανικές Συμπληρώστε με τσεκ μόνον αν το παραστατικό αφορά αγορές δαπανών ή λιανικών πωλήσεων. Πάγια Συμπληρώστε με τσεκ για τιμολόγιο αγοράς παγίων που θα κινεί κωδικούς από το μητρώο παγίων και όχι απευθείας από το λογιστικό σχέδιο. Απογραφή Συμπληρώστε με τσεκ για το παραστατικό ανοίγματος χρήσης, ώστε να είναι δυνατή εκτύπωση ισοζυγίων με ξεχωριστή στήλη απογραφής. Απλές εξοφλήσεις ΜΟΝΟ για το υποσύστημα ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ Pro. Συμπληρώστε με τσεκ για τα παραστατικά που, ενώ δεν είναι κλασικά παραστατικά εξόφλησης τιμολογίων (π.χ. οι συμψηφιστικές εγγραφές που έχουν είδος κίνησης “Απλές κινήσεις”), θέλετε να συμπεριλαμβάνονται στα παραστατικά εξοφλήσεων κατά την διαδικασία αυτόματων εξοφλήσεων. Παρακρατήσεις Συμπληρώστε με τσεκ ΜΟΝΟ στα παραστατικά τύπου “Τιμολόγιο” αν θέλετε, κατά την καταχώρηση του παραστατικού στα “Τρέχοντα παραστατικά” να καταχωρείτε και παρακράτηση (θετική ή/και αρνητική). Ο ορισμός των ειδών παρακρατήσεων γίνεται στο “`Αρχείο Παρακρατήσεις`_”. Ακυρωτικό Συμπληρώστε με τσεκ όταν αφορά σε ακυρωτικό τιμολόγιο, για ενημέρωση συγκεντρωτικών/περιοδικών τιμολογίων (ΜΥΦ) και τη δημιουργία ανάλογης εγγραφής στα ημερολόγια και τις καρτέλες. Πιστωτικό Συμπληρώστε με τσεκ όταν αφορά σε πιστωτικό σημείωμα, για ενημέρωση συγκεντρωτικών/περιοδικών τιμολογίων(ΜΥΦ) ΠΡΟΣΟΧΗ! Τα “ακυρωτικό” και “πιστωτικό” χαρακτηρίζουν μόνον κι αποκλειστικά ακυρωτικά και πιστωτικά σημειώματα, με κινήσεις τιμολόγια αγοράς ή πώλησης Θετικά Συμπληρώστε με τσεκ στα ακυρωτικά και πιστωτικά σημειώματα, για δημιουργία θετικών χρεώσεων/πιστώσεων στους κωδικούς εσόδου/εξόδου και ΦΠΑ αντίστοιχα. Διαφορετικά το πρόγραμμα δημιουργεί αρνητικές πιστώσεις/χρεώσεις αντίστοιχα.
Αποθήκη¶
Συμπληρώστε με τσεκ μόνον για τα παραστατικά που κινούν είδη αποθήκης (υποσύστημα ATLAS-ΑΠΟΘΗΚΗ) και όχι λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου. Δελτίο με αξίες (ΔΑΞ) Η συμπλήρωση του πεδίου αυτού αφορά μόνο παραστατικά τύπου δελτίου ή μεταφοράς είδους και επηρεάζει μόνο τις θεωρημένες εκτυπώσεις αποθήκης. Οταν υπάρχει τσεκ στον ορισμό ενός τέτοιου παραστατικού τότε, στις θεωρημένες εκτυπώσεις θα εμφανιστούν και οι αξίες (εφόσον έχουν συμπληρωθεί κατά την καταχώρησή του στα “Τρέχοντα παραστατικά”). Αποτίμηση κατά είδος (Μεσ) Συμπληρώστε με τσεκ σε παραστατικό αποθήκης, ώστε κατά την καταχώρηση είδους αποθήκης, το πρόγραμμα να προτείνει την τιμή της τρέχουσας αποτίμησης. Μετά από κάθε καταχώρηση, στην καρτέλα του είδους αποθηκεύεται η νέα τιμή τρέχουσας αποτίμησής του. Για επαναϋπολογισμό, εκτελέστε “`Συντήρηση - Διόρθωση με τσεκ στο Υπολογισμόε τρεχουσών αποτιμήσεων`_”. Αποτίμηση κατά κωδικό 1 (Μερ) Συμπληρώστε με τσεκ σε παραστατικό αποθήκης στο οποίο ήδη συμπληρώσατε με τσεκ στο πεδίο “Αποτίμηση κατά είδος”, αν θέλετε ο υπολογισμός της τιμής τρέχουσας αποτίμησης που θα σας προτείνει το πρόγραμμα για το είδος αποθήκης που θα καταχωρείτε στα Τρέχοντα Παραστατικά, να γίνεται κατά έργο. Το έργο βάσει του οποίου θα γίνει ο αυτόματος υπολογισμός της τιμής τρέχουσας αποτίμησης, θα είναι αυτό που επιλέγετε για τη συγκεκριμένη κίνηση στα Τρεχοντα Παραστατικά. !! ΠΡΟΣΟΧΗ: Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής ενδέχεται να καθυστερήσει τις καταχωρήσεις ανάλογα με τον αριθμό των κινήσεων της καρτέλας του είδους. Αποτίμηση κατά κωδικό 2 (Μκο) Συμπληρώστε με τσεκ σε παραστατικό αποθήκης στο οποίο ήδη συμπληρώσατε με τσεκ στο πεδίο “Αποτίμηση κατά είδος”, αν θέλετε ο υπολογισμός της τιμής τρέχουσας αποτίμησης που θα σας προτείνει το πρόγραμμα για το είδος αποθήκης που θα καταχωρείτε στα Τρέχοντα Παραστατικά, να γίνεται κατά κέντρο κόστους. Το κέντρο κόστους βάσει του οποίου θα γίνει ο αυτόματος υπολογισμός της τιμής τρέχουσας αποτίμησης , θα είναι αυτό που επιλέγετε για τη συγκεκριμένη κίνηση στα Τρέχοντα Παραστατικά. !! ΠΡΟΣΟΧΗ: Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής ενδέχεται να καθυστερήσει τις καταχωρήσεις ανάλογα με τον αριθμό των κινήσεων της καρτέλας του είδους. Barcode (BCD) ΜΟΝΟ για το υποσύστημα ATLAS - ΑΠΟΘΗΚΗ Pro. Συμπληρώστε με τσεκ αν θέλετε, κατά την καταχώρηση τρεχόντων παραστατικών αποθήκης, οι κινήσεις αποθήκης να λειτουργούν με τα barcodes αντί των κωδικών ειδών αποθήκης. Το barcode που αντιστοιχεί σε κάθε είδους αποθήκης, καταχωρείται στην `καρτέλα του είδους`_. ** ** Έλεγχος τιμών αγοράς Συμπληρώστε με τσεκ σε παραστατικό αποθήκης για το οποίο θέλετε το πρόγραμμα να κάνει έλεγχο και να προειδοποιεί όταν η τιμή αγοράς είναι μεγαλύτερη της τελευταίας καταχωρημένης, για το συγκεκριμένο είδος και από το συγκεκριμένο προμηθευτή. Checkout Αν είναι τιμολόγιο πώλησης και δημιουργείται αυτόματα από παραστατικό κράτησης Κράτηση Αν είναι παραστατικό παραγγελίας αποστολής και κινεί προγραματιζόμενους πόρους με υπολογισμό ποσότητας με χρονικό βήμα (βλ. `Είδη αποθήκης`_) Μικτή τιμή Αν θέλετε να εμφανίζεται και η μικτή τιμή (αξία + ΦΠΑ) κατά την καταχώρηση των εγγραφών του παραστατικού Παραστατικό είσπραξης Συμπληρώστε το παραστατικό είσπραξης που θα κινείται αυτόματα στην περίπτωση που το παραστατικό είναι Checkout ή Κράτηση Τιμολόγιο Checkout Στην περίπτωση που το παραστατικό είναι Κράτηση τότε συμπληρώστε το παραστατικό Τιμολόγιο Checkout που θα δημιουργείται αυτόματα (Μετατροπή από Κράτηση σε Τιμολόγιο checkout) Απόδειξη Checkout Στην περίπτωση που το παραστατικό είναι Κράτηση τότε συμπληρώστε το παραστατικό Απόδειξη Checkout που θα δημιουργείται αυτόματα (Μετατροπή από Κράτηση σε Απόδειξη checkout)
Αρίθμηση¶
Μοναδικοί αριθμοί Συμπληρώστε με τσεκ για απαγόρευση καταχώρησης παραστατικών του συγκεκριμένου είδους με ίδιο αριθμό. Αυτόματη αρίθμηση Συμπληρώστε με τσεκ για αυτόματη αρίθμηση του παραστατικού, σύμφωνα με ορισμένη μάσκα (βλ. παρακάτω) Επιτρέπεται μεταβολή Αναφέρεται σε παραστατικά που έχουν δηλωθεί να παίρνουν αυτόματη αρίθμηση. Συμπληρώστε με τσεκ αν θέλετε να σας δίνεται η δυνατότητα να μεταβάλετε την προτεινόμενη αυτόματη αρίθμηση κατά την καταχώρηση του παραστατικού. Master Συμπληρώστε τον κωδικό είδους παραστατικού με το οποίο θέλετε να έχετε κοινή αυτόματη αρίθμηση. Μάσκα Μορφή αυτόματης αρίθμησης. Χρήση # για θέση αριθμού, dd για ημέρα καταχώρησης, mm για μήνα. Π.χ. για αρίθμηση τύπου Α000, μάσκα Α###. Επίσης, με μάσκα ddmm/### και ημερομηνία 05/03/14, αυτόματος αριθμός τύπου 0503/004. Τελ. αριθμός Ενημερώνεται αυτόματα με τον αριθμό του τελευταίου παραστατικού του συγκεκριμένου είδους, που έχει καταχωρηθεί στα “Τρέχοντα παραστατικά”, εφόσον αυτό ορίστηκε να έχει αυτόματη αρίθμηση. Μπορείτε, σε αυτό το σημείο, να διορθώσετε με το χέρι τον αριθμό, για “εξαναγκασμό” του προγράμματος να παράγει συγκεκριμένο επόμενο αριθμό.
Μετατροπές¶
Ιστορικό διαχείρισης (ΔΙΣ) Συμπληρώστε με τσεκ για διατήρηση ιστορικού κινήσεων μετατροπής, στα παραστατικά διαχείρισης (που δεν έχουν τσεκ στην στήλη “Απθ”) που δέχονται μετατροπή. Ετσι παραμένουν στις καρτέλες οι κινήσεις των αρχικών παραστατικών. Ιστορικό αποθήκης (ΑΙΣ) Συμπληρώστε με τσεκ για διατήρηση ιστορικού κινήσεων μετατροπής, στα παραστατικά της ΑΠΟΘΗΚΗΣ που δέχονται μετατροπή. Ετσι παραμένουν στις καρτέλες οι κινήσεις των αρχικών παραστατικών. Όχι πάγωμα Συμπληρώστε με τσεκ για αν δεν θέλετε, μετά την μετατροπή, το παραστατικό που προέρχεται από την μετατροπή, να μαρκάρεται αυτόματα από το πρόγραμμα ως “παγωμένο”, ώστε να μην επιτρέπεται η κατά λάθος μεταβολή/διαγραφή του. Από Συμπληρώστε κωδικούς του (των) παραστατικών προέλευσης της μετατροπής, εφόσον το παραστατικό δημιουργείται αυτόματα από μετατροπή άλλων (π.χ. τιμολόγιο από δελτίο αποστολής) Παραστατικό αναφοράς Συμπληρώστε με τσεκ αν θέλετε το συγκεκριμένο παραστατικό να χρησιμοποιείται ως παραστατικό αναφοράς. Ένα παραστατικό αναφοράς, ενώ μπορεί να καταχωρείται στα “Τρέχοντα Παραστατικά” δεν κάνει κανενός είδους κινήσεις, ούτε στη διαχείριση, ούτε στην αποθήκη. Χρησιμεύει μόνο για πληροφοριακούς σκοπούς και ως σχετικό έγγραφο για άλλα παραστατικά (π.χ. η «Αίτηση Αγοράς» είναι ένα παραστατικό αναφοράς, που αφού καταχωρηθεί μπορεί να μετατραπεί σε πραγματική «Παραγγελία»).
Μεταφορά στο Excel¶
Πατήστε το κουμπί “Excel” από τη γραμμή εργαλείων για να μεταφέρετε τον πίνακα των ειδών παραστατικών στο Excel.
Διαγραφή¶
Δίνεται η δυνατότητα και μαζικής διαγραφής επιλεγμένων ειδών παραστατικών πατώντας το πλήκτρο “Delete” ή το κουμπί “Διαγραφή” από την γραμμή εργαλείων. Η επιλογή γίνεται πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήκτρο “Shift” για εγγραφές συνεχόμενες πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήκτρο “Ctrl” για εγγραφές μη συνεχόμενες Δεν μπορείτε να μεταβάλλετε ή να διαγράψετε είδος παραστατικού που έχει χρησιμοποιηθεί στα “Τρέχοντα παραστατικά”
Ταξινόμηση¶
Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα των παραστατικών βάσει οποιασδήποτε στήλης του, πατώντας με το mouse στη γραμμή τίτλου της συγκεκριμένης στήλης. Δεύτερο πάτημα του mouse θα αντιστρέψει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα-φθίνουσα).
Αναζήτηση¶
Μεταφερθείτε στη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να αναζητήσετε (π.χ. βάσει κωδικού ή βάσει περιγραφής)
- Πατήστε το πλήκτρο F3 ή πατήστε το κουμπί Αναζήτηση από την γραμμή εργαλείων
- Πληκτρολογήστε το ζητούμενο
Το πρόγραμμα θα μεταφερθεί στην πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί το ζητούμενο. Πατήστε “Εύρεση επόμενου” για να προχωρήσετε παρακάτω στη λίστα
Αντιγραφή / Επικόλληση¶
Δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής / επικόλλησης (copy / paste) επιλεγμένων ειδών παραστατικών (π.χ. από εταιρεία σε εταιρεία) Η επιλογή γίνεται
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές συνεχόμενες.
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Ctrl και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές μη συνεχόμενες.
Η αντιγραφή (copy) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl και Insert ή Ctrl και C
Η επικόλληση (paste) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Shift και Insert ή Ctrl και V