Κανονες ελεγχου

Στο σημείο αυτό δημιουργείτε λογικούς κανόνες, για μέγιστη εξασφάλιση της σωστής πληκτρολόγησης ενός παραστατικού, στην τακτική καταχώρηση τρεχόντων παραστατικών. Οι κανόνες ελέγχου έχουν τη μορφή/λογική συνθηκών ΟΤΑΝ …… ΤΟΤΕ……. Στις θέσεις κωδικών δίνεται η δυνατότητα αυτόματου σχηματισμού κωδικών από άλλα πεδία: $l - κωδικός λογιστικού σχεδίου $e - κωδικός έργου $c - κωδικός κόστους $p - κωδικός παραστατικού $a - βοηθητικός κωδικός (πχ κωδικός ταμείου στις ταμειακές, κωδικός πελάτη σε τιμολόγια) $h - κωδικός αποθήκης $m - κωδικός μηχανήματος Μετά τα παραπάνω tags ακολουθούν δύο ψηφία που αναφέρουν τη θέση (index) αρχής και τέλους του μέρους του πεδίου που ζητάτε. Το μηδέν (0) εκφράζει την πρώτη θέση και το εννέα (9) τη δέκατη. Αν πρέπει να αναφερθείτε σε index μεγαλύτερο του 10 χρησιμοποιήστε τα γράμματα του λατινικού αλφάβητου. Π.χ. $l02 σημαίνει από τον πρώτο μέχρι και τον τρίτο χαρακτήρα του κωδικού του λογιστικού πεδίου ενώ $hac σημαίνει από το 11ο έως και τον 12ο χαρακτήρα του κωδικού είδους αποθήκης.

Εισαγωγή

Από το πληκτρολόγιο πατήστε το πλήκτρο “Insert” ή το κουμπί “Νέα” από την γραμμή εργαλείων. Συμπληρώστε τα πεδία της καρτέλας: Κανόνας ελέγχου Πληκτρολογήστε τριψήφιο αύξοντα αριθμό. Περιγραφή Σύντομη περιγραφή. Από/Έως ημερ/νία Χρονικό διάστημα ισχύος του κανόνα. Ο κανόνας θα ελέγξει τα παραστατικά που καταχωρούνται στα ”Τρέχοντα παραστατικά” με ημερ/νίες στο συγκεκριμένο διάστημα. Κωδικός Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών λογιστικού σχεδίου. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Είδος Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών ειδών αποθήκης. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Μηχάνημα Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών μηχανημάτων. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Πελ/Προμ Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών πελατών/προμηθευτών. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). ΦΠΑ Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών γέφυρας απο το αρχείο ΦΠΑ. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Εργο Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών έργων. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Κ. Κόστους Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών κέντρων κόστους. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Παραστατικό Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών παραστατικών. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Υποκατάστημα Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών υποκαταστημάτων. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Χρήστης Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς χρηστών. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Ομάδα Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς ομάδων χρηστών. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ/ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης (=, <>, >, <, >=, <=). Info Αναφέρεται στα στοιχεία που καταχωρούνται στη στήλη “Πληροφορίες” στον επάνω πίνακα των `Τρεχόντων Παραστατικών`_. Και αυτό το πεδίο, όπως όλα τα προηγούμενα μπορεί να συμμετέχει στη λογική ενός κανόνα ελέγχου. Π.χ. Οταν Info = ABG123 Tότε Πελάτης = 3000001. Τράπεζα Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, κωδικό τράπεζας. Επιλέξτε συνθήκη ΟΤΑΝ και σύμβολο σύγκρισης (=). Αρ.Αξιογράφου Πληκτρολογήστε τον τελευταίο επιτρεπόμενο αριθμό μηχανογραφημένης επιταγής που σας δόθηκε από τη συγκεκριμένη τράπεζα ως όριο. Επιλέξτε συνθήκη ΤΟΤΕ και σύμβολο σύγκρισης ( <=). Με τον παραπάνω τρόπο θα διασφαλίσετε την καταχώρηση αξιογράφων στα ”Τρέχοντα παραστατικά” χωρίς να ξεπεράσετε το όριο αρίθμησης που σας έθεσε η συγκεκριμένη τράπεζα.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ

Δημιουργία κανόνα για έλεγχο του κωδικού ΦΠΑ στην καταχώρηση αγορών πρώτων υλών .

Ο κανόνας δηλώνει ότι, κατά την καταχώρηση στα Τρέχοντα παραστατικά, παραστατικών Α2,Α3,Α5 έως Α9, όταν κινούνται κωδικοί αποθήκης που ξεκινούν με ΠΥ, τότε ο κωδικός ΦΠΑ πρέπει να είναι 13.

Αν παραβιαστεί η παραπάνω συνθήκη του κανόνα, το πρόγραμμα απαγορεύει την καταχώρηση του παραστατικού προβάλλοντας αντίστοιχο μήνυμα στην οθόνη.

Ταξινόμηση

Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα των κανόνων ελέγχου βάσει οποιασδήποτε στήλης του, πατώντας με το mouse στη γραμμή τίτλου της συγκεκριμένης στήλης. Δεύτερο πάτημα του mouse θα αντιστρέψει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα-φθίνουσα).

Αναζήτηση

Μεταφερθείτε στη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να αναζητήσετε (π.χ. βάσει κωδικού ή βάσει περιγραφής)

• Πατήστε το πλήκτρο F3 ή πατήστε το κουμπί Αναζήτηση από την γραμμή εργαλείων
• Πληκτρολογήστε το ζητούμενο

Το πρόγραμμα θα μεταφερθεί στην πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί το ζητούμενο. Πατήστε “Εύρεση επόμενου” για να προχωρήσετε παρακάτω στη λίστα

Μεταφορά στο Excel

Πατήστε το κουμπί “Excel” από τη γραμμή εργαλείων για να μεταφέρετε τον πίνακα κανόνων ελέγχου στο Excel.