Ειδη αποθηκης¶
Στη λίστα ειδών αποθήκης περιλαμβάνονται κωδικοποιημένα όλα τα είδη αποθήκης που χρησιμοποιείτε στις καταχωρήσεις στα “Τρέχοντα παραστατικά”, όπως: Α’ και Β’ ύλες, δηλ. υλικά τα οποία αναλώνονται στα έργα και μπορείτε να τα βρείτε στο εμπόριο με συγκεκριμένες προδιαγραφές Ψευδοείδη, δηλ. μεγέθη που δεν αποτελούν πραγματικά είδη αποθήκης αλλά απαιτούν ξεχωριστή παρακολούθηση, όπως π.χ. οι ώρες εργασίας μηχανήματος. Υλικά μηχανημάτων, όπως ανταλλακτικά, λιπαντικά, καύσιμα κ.ο.κ. Εργαλεία, για την παρακολούθηση της χρέωσής τους σε προσωπικό και έργο. Με την κωδικοποίηση των ειδών αποθήκης επιτυγχάνεται και η ομαδοποίησή τους σε ομάδες (πρωτοβάθμιοι), υπο- ομάδες (δευτεροβάθμιοι) κ.ο.κ. Στόχοι της κωδικοποίησης, που πρέπει να ληφθούν υπόψην κατά το σχεδιασμό της, είναι: η εύκολη και γρήγορη αναζήτηση των ειδών, η σωστή ομαδοποίηση όταν πρέπει να δημιουργηθούν φίλτρα εκτυπώσεων η δυνατότητα σύνδεσης με τους κωδικούς διαχείρισης/λογιστηρίου η δυνατότητα σύνδεσης και μεταφοράς δεδομένων στο κύκλωμα της κοστολόγησης
Μάσκα κωδικών¶
Η μορφή (μάσκα) των κωδικών των ειδών αποθήκης ορίζεται μία φορά, κατά τη δημιουργία της εταιρείας και μπορείτε να τη δείτε στην Καρτέλα εταιρείας. Ο κωδικός είδους αποθήκης μπορεί να έχει μέχρι 20 σημαντικούς χαρακτήρες και απεριόριστα διαχωριστικά. Μπορείτε να έχετε διαφορετική μάσκα κωδικού για κάθε εταιρεία που διαχειρίζεστε. Συγκεντρωτικά αποτελέσματα από πολλαπλές εταιρείες μπορείτε να πάρετε μόνον εφόσον οι εταιρείες έχουν ίδια μάσκα κωδικών.
Εισαγωγή¶
Από το πληκτρολόγιο πατήστε το πλήκτρο “Insert” η το κουμπί “Νέα” από την γραμμή εργαλείων. Η εισαγωγή των στοιχείων γίνεται με τη συμπλήρωση των υπο-καρτελών:
Γενικά¶
Στην υποκαρτέλλα “Γενικά” εισάγετε τα γενικά στοιχεία του είδους: Κωδικός Πληκτρολογήστε τον κωδικό του είδους. Η ταξινόμηση στον πίνακα ειδών αποθήκης γίνεται αυτόματα. Κατηγορία Επιλέξτε από την έτοιμη λίστα την αντίστοιχη κατηγορία στην οποία ανήκει το είδος αποθήκης, ή από το τοπικό μενού, προσθέστε/διαγράψτε/μεταβάλετε μια κατηγορία. Περιγραφή Πληκτρολογείτε την περιγραφή του είδους αποθήκης. ΜΜ Πληκτρολογήστε την μονάδα μέτρησης του είδους (π.χ. ΤΕΜΑΧΙΑ). Νόμισμα Επιλέξτε το είδος νομίσματος για το συγκεκριμένο είδος. Κωδικός εργοστασίου Πληκτρολογήστε τον αριθμό σειράς του εργοστασίου κατασκευής του είδους. Θέση Πληκτρολογήστε τη θέση του είδους στην αποθήκη. Προγραμματισμός Τσεκάρετε αν το είδος είναι πόρος και η ποσότητα του καθορίζεται από χρονικό διάστημα. Χρονικό βήμα Πληκτρολογήστε το χρονικό βήμα υπολογισμού της ποσότητας του πχ 24hr για μονάδα μέτρησης ημέρα, ή 6hr για μονάδα μέτρησης το 6ωρο. Φυσική / Λογιστική απογραφή Τα πεδία αυτά ενημερώνονται αυτόματα με ποσότητες και αξίες, αφού καταχωρηθεί η απογραφή (βλ. παρακάτω). Η αξία υπολογίζεται από το γινόμενο της ποσότητας απογραφής επί την τιμή απογραφής. Υπόλοιπο Τα πεδία αυτά, που αφορούν το υπόλοιπο του είδους σε ποσότητα και αξία, ενημερώνονται αυτόματα, μετά από κάθε καταχώρηση παραστατικού στα “Τρέχοντα Παραστατικά” που εισάγει ή αφαιρεί ποσότητα από την αποθήκη. Αποτίμηση Επιλέξτε την μέθοδο αποτίμησης του είδους (Μέση σταθμική, FIFO ή LIFO). Προηγούμενη Η τιμή της προηγούμενης αποτίμησης ενημερώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα. Τρέχουσα Η τιμή της τρέχουσας αποτίμησης ενημερώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα μετά από κάθε νέα καταχώρηση τιμολογίου αγοράς στα “Τρέχοντα Παραστατικά”. Όριο ασφαλείας Πληκτρολογήστε την ελάχιστη ποσότητα του είδους που πρέπει να υπάρχει πάντα στην αποθήκη. Σε περίπτωση που κατά την καταχώρηση παραστατικών για το συγκεκριμένο είδος ξεπεραστεί το όριο ασφαλείας, το πρόγραμμα εμφανίζει κατατοπιστικό μήνυμα. Όριο παραγγελίας Πληκτρολογήστε το όριο ασφαλείας συν την ποσότητα που αναλώνεται κατά το διάστημα παραγγελίας - παραλαβής. Σε περίπτωση που κατά την καταχώρηση παραστατικών για το συγκεκριμένο είδος ξεπεραστεί το όριο παραγγελίας, το πρόγραμμα εμφανίζει κατατοπιστικό μήνυμα. Παραγγελίες εισαγωγής / εξαγωγής Τα πεδία αυτά ενημερώνονται αυτόματα, μετά από κάθε καταχώρηση παραστατικού στα “Τρέχοντα Παραστατικά” που αφορά παραγγελία εισαγωγής ή εξαγωγής από την αποθήκη, και δείχνει το υπόλοιπο σε ποσότητα από παραγγελίες για το συγκεκριμένο είδος. Τιμή χονδρικής Πληκτρολογήστε την τιμή χονδρικής του είδους. Τιμή λιανικής Πληκτρολογήστε την τιμή λιανικής του είδους. Επιβάρυνση Αν θέλετε να υπάρχουν και πρόσθετες επιβαρύνσεις (π.χ. έξοδα συσκευασίας, μεταφοράς κ.λ.π.) στις παραπάνω τιμές, πληκτρολογήστε το % ποσοστό της επιβάρυνσης. ΦΠΑ Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τον διψήφιο κωδικό “γέφυρας” ΦΠΑ που θα προτείνει αυτόματα το πρόγραμμα στην καταχώρηση παραστατικών για το συγκεκριμένο είδος.
Σύνθεση¶
Εφόσον το είδος αποθήκης ορίσθηκε σύνθετο (βλ. “Κατηγορία” παραπάνω), στην υπο-καρτέλα “Σύνθεση” δίνετε τη “συνταγή” των ειδών αποθήκης από τα οποία αποτελείται το σύνθετο είδος. Καταχωρήστε στον πίνακα τα είδη αποθήκης που περιέχονται στη συγκεκριμένη σύνθεση, πληκτρολογώντας για τον καθένα
- τον κωδικό είδους
- την ποσότητα (του επιμέρους είδους)
- την ποσότητα αναφοράς (του σύνθετου είδους)
Απογραφή¶
Στην υπο-καρτέλα “Απογραφή”, για κάθε είδος αποθήκης μπορείτε να καταχωρήσετε τα υπόλοιπα απογραφής, φυσικής και λογιστικής κατά έργο και κέντρο κόστους. Εισάγετε στον πίνακα απογραφής για κάθε συνδυασμό έργου και κέντρου κόστους τη φυσική και λογιστική απογραφή του είδους. Φυσική απογραφή είναι το αποτέλεσμα της καταμέτρησης του είδους, ενώ λογιστική ή διαρκής απογραφή, είναι το υπόλοιπο που εμφανίζεται στις καρτέλες του είδους.
Ελεγχος ποσοτήτων¶
Στην υπο-καρτέλα αυτή καταχωρείτε, για το συγκεκριμένο είδος αποθήκης, κανόνες ελέγχου κατά αποθηκευτικό χώρο ή έργο / κ. κόστους. Οι κανόνες αυτοί έχουν την έννοια του ελέγχου, κατά την καταχώρηση των παραστατικών στα “Τρέχοντα παραστατικά”, του αποθέματος του είδους. Συγκεκριμένα, για κάθε νέο κανόνα, καταχωρήστε: Περιγραφή Πληκτρολογήστε τη σύντομη περιγραφή του κανόνα. Τύπος Επιλέξτε αντίστοιχα “Αποθ. Χώρος” ή “Εργο/Κόστος” για το είδος του κανόνα. Αποθ. Χώρος Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τον (μέχρι μέγιστο τεσσάρων ψηφίων) κωδικό του αποθηκευτικού χώρου. Οι αποθηκευτικοί χώροι ορίζονται σε ξεχωριστό αρχείο. Εργο / Κόστος Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε αντίστοιχα τον κωδικό (ή `μάσκα`_ κωδικών) έργων και κέντρων κόστους για τον κανόνα. Ελάχιστη / Μέγιστη ποσότητα Πληκτρολογήστε αντίστοιχα την ελάχιστη και μέγιστη ποσότητα αποθέματος του είδους που θα ελέγχει ο συγκεκριμένος κανόνας ανά αποθηκευτικό χώρο ή έργο/κόστος (ανάλογα με το είδος του κανόνα) κατά την καταχώρηση παραστατικών στα “Τρέχοντα παραστατικά”.
Συσκευασίες¶
Στην υπο-καρτέλα αυτή μπορείτε να καταχωρείτε, για το συγκεκριμένο είδος αποθήκης, εναλλακτικές μονάδες μέτρησης, με τη μορφή συσκευασιών. Για κάθε συσκευασία (γραμμή του πίνακα) πληκτρολογείτε την περιγραφή, τους κωδικούς παραστατικών για τα οποία θα ισχύσει ως επιλογή και τον “τύπο” που εκφράζει τη σχέση της νέας μονάδας μέτρησης με τη βασική του είδους (π.χ. αν το συγκεκριμένο είδος έχει μονάδα μέτρησης ΤΕΜΑΧΙΑ, η μία συσκευασία θα μπορούσε να έχει τύπο 2*, εννοώντας 2 ΤΕΜΑΧΙΑ).
Εκπτώσεις¶
Barcodes¶
Στην υπο-καρτέλα αυτή καταχωρείτε, για το συγκεκριμένο είδος αποθήκης, πολλαπλούς συνδυασμούς barcode/έργου/κέντρου κόστους που αντιστοιχούν σε αυτό. Η αντιστοιχία αυτή θα χρησιμοποιηθεί από το πρόγραμμα, κατά την καταχώρηση στα “Τρέχοντα παραστατικά”, παραστατικών αποθήκης που ορίσατε ότι θα λειτουργούν με barcodes.
Σχόλια¶
Στην υπο-καρτέλα αυτή πληκτρολογήστε ελεύθερο κείμενο με συμπληρωματικά στοιχεία / πρόσθετα σχόλια για κάθε είδος αποθήκης.
Ταξινόμηση¶
Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα των ειδών αποθήκης βάσει οποιασδήποτε στήλης του, πατώντας με το mouse στη γραμμή τίτλου της συκεκριμένης στήλης. Δεύτερο πάτημα του mouse θα αντιστρέψει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα-φθίνουσα).
Αναζήτηση¶
Μεταφερθείτε στη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να αναζητήσετε (π.χ. βάσει κωδικού ή βάσει περιγραφής).
- Πατήστε το πλήκτρο F3 ή πατήστε το κουμπί Αναζήτηση από την γραμμή εργαλείων
- Πληκτρολογήστε το ζητούμενο
Το πρόγραμμα θα μεταφερθεί στην πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί το ζητούμενο. Πατήστε “Εύρεση επόμενου” για να προχωρήσετε παρακάτω στη λίστα
Μεταφορά στο Excel¶
Πατήστε το κουμπί “Excel” από τη γραμμή εργαλείων για να μεταφέρετε τον πίνακα ειδών αποθήκης στο Excel.
Διαγραφή¶
Δίνεται η δυνατότητα και μαζικής διαγραφής επιλεγμένων ειδών πατώντας το πλήκτρο “Delete” ή το κουμπί “Διαγραφή” από την γραμμή εργαλείων. Η επιλογή γίνεται πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήκτρο “Shift” για εγγραφές συνεχόμενες ή πατώντας ταυτόχρονα το αριστερό κουμπί του mouse και το πλήτρο “Ctrl” για εγγραφές μη συνεχόμενες Δεν μπορείτε να διαγράψετε είδος που έχει κινηθεί (χρησιμοποιηθεί σε εγγραφές)
Καρτέλα¶
Μπορείτε να δείτε την καρτέλα κίνησης ενός είδους είτε πατώντας F5 στο συγκεκριμένο κωδικό είτε επιλέγοντας “Καρτέλλα” από το `τοπικό μενού`_
Κατά έργο¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ενός είδους αποθήκης κατανεμημένη κατά έργο επιλέγοντας “Κατά έργο” από το τοπικό μενού
Κατά κόστος¶
Μπορείτε να δείτε την αναλυτική καρτέλα κίνησης ενός είδους αποθήκης κατανεμημένη κατά κέντρο κόστους επιλέγοντας “Κατά κόστος” από το τοπικό μενού
Αντιγραφή απογραφών¶
Σε συνδυασμό με την “Επικόληση απογραφων” μπορείτε να αντιγράψετε την ποσότητα του υπολοίπου των ειδών που έχετε επιλέξει, από τη μία χρήση σε μια άλλη.
Αντιγραφή / Επικόλληση¶
Δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής / επικόλλησης (copy / paste) επιλεγμένων ειδών (π.χ. από εταιρεία σε εταιρεία) Η επιλογή γίνεται
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές συνεχόμενες.
- είτε πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Ctrl και το αριστερό κουμπί του mouse για εγγραφές μη συνεχόμενες.
Η αντιγραφή (copy) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl και Insert ή Ctrl και C
Η επικόλληση (paste) γίνεται
- είτε πατώντας το αντίστοιχο κουμπί στην γραμμή εργαλείων
- είτε πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Shift και Insert ή Ctrl και V