Αυτοματες εγγραφες¶
Ο ορισμός και ή χρήση των αυτόματων εγγραφών, αποτελούν ένα εργαλείο αντιλογισμού/αντικρυσμού και μεταφοράς από-σε κωδικούς του λογ. σχεδίου ή/και της αποθήκης με δυνατότητα επιλογής εταιρειών, έργων, κέντρων κόστους και παραστατικών. Οι κανόνες αυτόματων εγγραφών χρησιμοποιούνται κυρίως:
- στην τακτοποίηση (μηδενισμό) λογαριασμών πριν το κλείσιμο εταιρείας και τη μεταφορά υπολοίπων σε επόμενη χρήση
- στην εκκαθάριση Φ.Π.Α.
- στην τήρηση της Αναλυτικής Λογιστικής
- σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση όπου, για λόγους διαχειριστικούς, επιβάλλεται η μεταφορά από-σε κωδικούς λογ. σχεδίου, από-σε έργα και κ. Κόστους.
Η εκτέλεση ενός κανόνα αυτόματων εγγραφών γίνεται από τα `Τρέχοντα Παραστατικά`_, με καταχώρηση ενός παραστατικού με απλές κινήσεις (συμψηφιστική εγγραφή) και επιλογή της διαδικασίας “Αυτόματες Εγγραφές” από το τοπικό μενού του κάτω πίνακα.
Εισαγωγή¶
Από το πληκτρολόγιο πατήστε το πλήκτρο “Insert” ή το κουμπί “Νέα” από την γραμμή εργαλείων. Συμπληρώστε τα πεδία της καρτέλας: ΑΑ Πληκτρολογήστε τον αύξοντα αριθμό του κανόνα. Αξιοποιήστε τον για την ομαδοποίηση ομοειδών κανόνων. Περιγραφή Πληκτρολογήστε σύντομη περιγραφή του κανόνα. Αυτή θα είναι και η περιγραφή όλων των εγγραφών- κινήσεων που θα δημιουργήσει αυτόματα το πρόγραμμα.
Είδος κινήσεων - Περίπτωση μεταφοράς¶
Επιλέξτε τον τρόπο που γίνεται ο αντιλογισμός και η μεταφορά. Αναλυτικότερα: Εφόσον ΔΕΝ συμπληρώνεται ο κωδικός αντικρυσμού, δημιουργούνται αυτόματα εγγραφές στους κωδικούς που συμπληρώθηκαν στο “Από κωδικό” και στο “Κωδικό Μεταφοράς”, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα, ανάλογα με το “Είδος κινήσεων” που θα επιλέξετε εδώ. Υπόλοιπο Αντίστροφη κίνηση χρέωσης ή πίστωσης (μηδενισμός υπολοίπου) στον πρώτο κωδικό (b) και εγγραφή μεταφοράς του υπολοίπου στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Κόκκινο Αρνητική εγγραφή χρέωσης ή πίστωσης στον πρώτο κωδικό (b) και αυτούσια εγγραφή χρέωσης ή πίστωσης στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Πίστωση/Χρέωση Αντίστροφες θετικές κινήσεις (χρέωσης/πίστωσης) στον πρώτο κωδικό (b) και αυτούσιες εγγραφές (χρέωσης/πίστωσης) στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Υπόλοιπο+0 Το ίδιο με τα “Υπόλοιπα”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο. Κόκκινο+0 Το ίδιο με το “Κόκκινα”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο. Πίστωση/Χρέωση+0 Το ίδιο με το “Πίστωση/Χρέωση”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο.
Είδος Κινήσεων – Περίπτωση Αναλυτικής Λογιστικής¶
Εφόσον συμπληρώνεται ο κωδικός αντικρυσμού, το πρόγραμμα θα δημιουργήσει αυτόματα εγγραφές στους κωδικούς που συμπληρώθηκαν στο “Κωδικό Αντικρυσμού” και στο “Κωδικό Μεταφοράς”, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα, ανάλογα με το “Είδος κινήσεων” που θα επιλέξετε εδώ. Στους κωδικούς που συμπληρώθηκαν στο “Από κωδικό” δεν θα γίνει καμία εγγραφή. Υπόλοιπο Αντίστροφη κίνηση χρέωσης ή πίστωσης (μηδενισμός υπολοίπου) στον κωδικό αντικρυσμού και εγγραφή μεταφοράς του υπολοίπου στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Κόκκινο Αρνητική εγγραφή χρέωσης ή πίστωσης στον κωδικό αντικρυσμού και αυτούσια εγγραφή χρέωσης ή πίστωσης στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Πίστωση/Χρέωση Αντίστροφες θετικές κινήσεις (χρέωσης/πίστωσης) στον κωδικό αντικρυσμού και αυτούσιες εγγραφές (χρέωσης/πίστωσης) στον κωδικό μεταφοράς, για όλους τους συνδυασμούς έργων και κ.κόστους του κανόνα. Υπόλοιπο+0 Το ίδιο με τα “Υπόλοιπα”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο. Κόκκινο+0 Το ίδιο με το “Κόκκινα”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο. Πίστωση/Χρέωση+0 Το ίδιο με το “Πίστωση/Χρέωση”. Εγγραφές και για τους κωδικούς με μηδενικό υπόλοιπο.
Είδος κινήσεων - Περίπτωση αποθήκης¶
** ** Αξία υπολοίπου Μεταφορά της αξίας του υπολοίπου του είδους με βάση την μέθοδο αποτίμησης. Κόστος Εξαγωγών Μεταφορά του κόστους των εξαγωγών του είδους με βάση την μέθοδο αποτίμησης. Αξία εισαγωγών Μεταφορά της αξίας των εισαγωγών με βάση τα καταχωρημένα παραστατικά. ** ** Αξία εξαγωγών Μεταφορά της αξίας των εξαγωγών με βάση τα καταχωρημένα παραστατικά. Αυτόματο άνοιγμα κωδικών Συμπληρώστε με τσεκ για αυτόματη δημιουργία κωδικών που δεν υπάρχουν στο λογιστικό σχέδιο. Εγγραφές διαφορών ** Συμπληρώστε με τσεκ για αυτόματη δημιουργία εγγραφών που μπορούν να προκύψουν από διαφορές στρογγυλοποίησης. **(b)Απο Επιλέξτε “Λογ/μός” ή “Είδος” ανάλογα αν τη μεταφορά θα την κάνετε από κωδικούς λογαριασμών λογιστικού σχεδίου ή από κωδικούς ειδών αποθήκης, αντίστοιχα. (b)Απο - Κωδικός Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών του λογ. σχεδίου ή των ειδών αποθήκης ή (ανάλογα με την παραπάνω επιλογή σας) από όπου θα γίνει - βάσει και του είδους κινήσεων - ο αντιλογισμός και η μεταφορά. (c )Από - Εργο Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών έργων για τα οποία θα γίνουν οι αυτόματες εγγραφές αντιλογισμού ή (και) μεταφοράς. (d)Από - Κόστος Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών κ.κόστους για τα οποία θα γίνουν οι αυτόματες εγγραφές αντιλογισμού ή (και) μεταφοράς (π.χ. ΒΙ*). (e)Από - Eταιρείες Πληκτρολογήστε τη μάσκα κωδικών εταιρειών από όπου θα γίνει ο αντιλογισμός ή (και) η μεταφορά. Παραστατικά Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς ειδών των παραστατικών των οποίων οι κινήσεις θα ληφθούν υπ’όψην για τη μεταφορά. Πληκτρολογώντας , δηλώνετε όλα. **Ποσοστό* Πληκτρολογήστε το ποσοστό στο οποίο θα γίνει η μεταφορά. Το πρόγραμμα επιτρέπει τη δημιουργία κανόνων εγγραφών με υπο- κανόνες που περιγράφουν τις εγγραφές που θα μεταφέρουν επιμέρους ποσοστά υπολοίπων (70%, 30% κ.ο.κ.) από σε λογαριασμούς, έργα και κέντρα κόστους. Αντιλογισμός/Αντικρυζόμενος - Κωδικός Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών του λογ. σχεδίου όπου θα γίνει ο αντικρυσμός. Δυνατότητα αυτόματου σχηματισμού κωδικών από τα πεδία a, b, c, d, e. Χρήση του χαρακτήρα > για θέση προς αντικατάσταση Π.χ. για ενσωμάτωση δύο πρώτων ψηφίων κωδικού έργου (π.χ. 01-002) στον τρίτο βαθμό κωδικού αντιλογισμού/αντικρυσμού 9006…, συμπλήρωση 9006>>0060 στον κωδικό αντιλογισμού/αντικρυσμού και c01 στο διπλανό δεξιά πεδίο (ως ΜΑΣΚΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ), για αντικατάσταση του >> από το 01 δηλ. τα δύο πρώτα ψηφία του πεδίου c πού είναι το έργο. Ο κωδικός αντικρυσμού που προκύπτει είναι ο 90-06-01-0060. Αν θέλετε να αναφερθείτε σε θέση κωδικού μεγαλύτερη της 10ης χρησιμοποιείτε τα γράμματα του λατινικού αλφάβητου. Π.χ. b01 σημαίνει από τον πρώτο μέχρι και το δεύτερο χαρακτήρα του κωδικού του πεδίου b, ενώ το bAC σημαίνει από το 11ο έως και τον 12ο χαρακτήρα του κωδικού του πεδίου b. Αντιλογισμός/Αντικρυζόμενος - Εργο Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών έργου όπου θα γίνουν οι αυτόματες εγγραφές αντιλογισμού/αντικρυσμού. Με , εγγραφές αντιλογισμού/αντικρυσμού στους ίδιους κωδικούς έργου με τους αντίστοιχους του πεδίου (c ). Και εδώ ισχύει η δυνατότητα σύνθεσης από άλλα πεδία. **Αντιλογισμός/Αντικρυζόμενος - Κόστος* Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών κ.κόστους όπου θα γίνουν οι αυτόματες εγγραφές αντιλογισμού/αντικρυσμού. Με , εγγραφές αντιλογισμού/αντικρυσμού στους ίδιους κωδικούς κ.κόστους με τους αντίστοιχους του πεδίου (d). Και εδώ ισχύει η δυνατότητα σύνθεσής από άλλα πεδία. **Μεταφορά - Κωδικός / Εργο / Κόστος* Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε με F5 ή πατώντας πάνω στο δεξί κουμπί του πεδίου, συνδυασμούς κωδικών του λογ. Σχεδίου, έργων και κέντρων κόστους όπου θα γίνει η μεταφορά. Επιτρέπεται ο αυτόματος σχηματισμός κωδικών μεταφοράς με τον χαρακτήρα > όπως και στους κωδικούς αντιλογισμού/αντικρυσμού. Δημιουργία κανόνων- υποκανόνων με ποσοστιαία μεταφορά Το πρόγραμμα επιτρέπει τη δημιουργία κανόνων εγγραφών με υπο- κανόνες που περιγράφουν τις εγγραφές που θα μεταφέρουν επιμέρους ποσοστά υπολοίπων (70%, 30% κ.ο.κ.) από- σε λογαριασμούς, έργα και κέντρα κόστους.
ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ¶
Εστω ότι δημιουργήσατε έναν κανόνα αυτόματων εγγραφών. Στην καρτέλα του κανόνα πατήστε το “Προσθήκη” και συμπληρώστε τους νέους κωδικούς “Αντικρυσμού” και “Μεταφοράς”, καθώς και το “Ποσοστό” μεταφοράς (π.χ. 30) στο αντίστοιχο πεδίο.
Ταξινόμηση¶
Μπορείτε να ταξινομήσετε τον πίνακα των αυτόματων εγγραφών βάσει οποιασδήποτε στήλης του, πατώντας με το mouse στη γραμμή τίτλου της συγκεκριμένης στήλης. Δεύτερο πάτημα του mouse θα αντιστρέψει τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα-φθίνουσα).
Αναζήτηση¶
Μεταφερθείτε στη στήλη βάσει της οποίας θέλετε να αναζητήσετε (π.χ. βάσει κωδικού ή βάσει περιγραφής)
- Πατήστε το πλήκτρο F3 ή πατήστε το κουμπί Αναζήτηση από την γραμμή εργαλείων
- Πληκτρολογήστε το ζητούμενο
Το πρόγραμμα θα μεταφερθεί στην πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί το ζητούμενο. Πατήστε “Εύρεση επόμενου” για να προχωρήσετε παρακάτω στη λίστα
Μεταφορά στο Excel¶
Πατήστε το κουμπί “Excel” από τη γραμμή εργαλείων για να μεταφέρετε τον πίνακα αυτόματων εγγραφών στο Excel.